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Kip-Up Flujos

Kip-Up · cómo funciona por dentro

Lo que pasa cuando nadie está mirando

15 automatizaciones funcionando: lo que en un negocio se hace a mano y se olvida, aquí lo hace el sistema, a su hora y sin que nadie lo empuje.

Esto no es una promesa ni una demo grabada: son 15 flujos activos ahora mismo en el servidor de Kip-Up, funcionando todos los días con nuestros propios contactos, nuestra propia agenda y nuestro propio restaurante de pruebas. Somos nuestro primer cliente: el formulario de kipups.com y el correo de contacto pasan por exactamente los mismos circuitos que le vendemos a un negocio. Aquí está lo que hacen, lo que ya se puede vender y, con la misma claridad, lo que todavía no.

15flujos activos ahora mismoContados en el sistema: 20 en total, de los cuales 5 son de instalación (se lanzan una sola vez al montar un cliente y luego se apagan).
4familiasLeads (5 flujos), Citas (7), Comandas (1) y Sistema (2). Cada familia se vende como paquete cerrado más suscripción.
13 de 15flujos que avisan solos si se rompenLos dos que no lo hacen es a propósito: uno es una pieza interna cuyo fallo ya avisa el flujo que la llama, y el otro es el propio sistema de avisos.
5productos con ficha cerradaAlcance, precio orientativo y la métrica que se le enseña al cliente cada mes. De los cinco, dos ya tienen su automatización construida: Citas y los reportes de Comandas.
4,5 sdesde que alguien envía el formulario hasta que recibe respuestaMedido sobre el circuito completo (guardar, resumir con IA, avisar al equipo y contestar); 7,5 segundos en el peor caso medido.
cada 5 minrevisión del correo de contacto y latido del sistemaEl buzón se revisa cada cinco minutos para convertir correos en contactos; en paralelo, cada cinco minutos se comprueba desde fuera que todo siga en pie, con aviso al segundo fallo seguido.
3avisos máximo por consulta sin atenderContando el del primer momento. Se comprueba cada hora y se para en cuanto alguien la marca como atendida: insiste, pero no acosa.
7días de copia de seguridad guardadosCopia cada noche de todas las bases, comprobada antes de rotar para no borrar la copia buena por una mala.
23:30 y lunes 8:00cuándo llegan los reportes de ventasCierre del día al terminar la jornada y resumen semanal el lunes a primera hora, en hora de Lima.
2negocios dados de alta hoyLos dos son de demostración (una clínica dental y un restaurante). Todavía no hay ningún cliente de pago dentro: lo decimos porque es la verdad.
Mapa de las cuatro familias de flujos Tres formas de empezar (una persona hace algo, el reloj llega a una hora, o entra un mensaje) alimentan cuatro familias de flujos: leads, citas, reportes de restaurante y la vigilancia que cuida de todas. alguien actúa llega la hora entra un mensaje Leads quien escribe no se pierde Citas la agenda se llena sola Comandas el dueño ve su día y la vigilancia cuida de las tres
Todo lo que hace la casa empieza de una de tres maneras y termina en una de cuatro familias. La vigilancia no es una familia más: envuelve a las otras.

Cómo se lee esta página

Cada flujo se cuenta como un recorrido: cómo empieza, qué pasa en cada parada y dónde termina. Hay una sola regla de color en toda la web: lo rojo es donde interviene una persona. Lo demás ocurre sin que nadie esté mirando.

Alguien actúa

Una persona rellena algo, escribe o toca un botón. Es el único caso en el que hace falta que alguien esté delante.

Llega la hora

El flujo se dispara solo a una hora fija o cada cierto rato, sin que nadie se acuerde.

Entra un mensaje

Llega un correo o una respuesta y eso pone la pieza en marcha.

Lo llama otra pieza

Un flujo pide ayuda a otro para no repetir el mismo trabajo en varios sitios.

Los ladrillos que se repiten

Ningún flujo se construye desde cero. Todos usan las mismas piezas, y por eso montar el siguiente cuesta días y no meses: lo que cambia es el recorrido, no los materiales.

El aviso al móvil con botones

Todo lo que pasa llega a un chat interno del equipo o del negocio, y casi siempre con botones: un toque cambia el estado, agenda una reunión o marca que el paciente asistió.

El correo automático

La respuesta inmediata al que escribe, el recordatorio del día antes, el enlace para confirmar o cambiar la hora y la petición de reseña salen del correo de la casa, siempre con remitente propio.

La inteligencia artificial que resume

Lee lo que llegó o lo que se vendió y lo cuenta en dos frases: de qué va la consulta, qué urgencia tiene, cómo fue el día. Propone respuestas, pero nunca las envía sola.

El calendario del negocio

Cada negocio tiene su propio calendario de Google compartido. De ahí sale qué horas están realmente libres, y ahí aparece cada cita nueva sin que nadie la copie a mano.

La hoja de cálculo

El sitio donde el equipo ve y edita a mano lo que el sistema anota solo: una fila por contacto con su estado y su responsable, y una pestaña con los informes.

La libreta común

Debajo de todo hay una base propia con los contactos, los negocios y las citas. Es la fuente de la verdad: por eso los números del informe cuadran siempre y no dependen de ninguna herramienta ajena.

La vigilancia

Tres capas que se cubren entre sí: aviso cuando un flujo se rompe, latido cada cinco minutos por si se cae todo, y aviso si la copia de seguridad de la noche falla.

Enlaces sin contraseña

El paciente confirma, cambia la hora o cancela desde un enlace único que llega en su correo. Sin crear cuenta, sin recordar nada y sin llamar a nadie.

Leads

Cinco flujos encadenados que cubren la vida de un contacto comercial desde que escribe hasta que se convierte en reunión: recogerlo tanto si llega por la web como por el correo de contacto, entender de qué va, avisar al equipo con botones, contestarle al momento, no olvidarlo si nadie lo atiende y contarlo todos los lunes. El contacto deja de vivir en la cabeza de quien lo vio primero y pasa a estar en un sitio, con un número, un estado, un responsable y una fecha. Kip-Up lo tiene funcionando en su propia web y en su propio correo de contacto desde septiembre de 2026: la demo es el sistema de verdad, no una maqueta, aunque el volumen propio todavía sea pequeño.

Negocios que reciben consultas por su web o por correo y las pierden en el camino: la respuesta llega horas o días tarde, nadie sabe quién quedó en contestar, dos personas escriben al mismo cliente o no escribe ninguna, y a fin de mes no hay manera de decir cuántas consultas entraron ni cuántas acabaron en algo. Encaja en cualquier rubro que venda hablando con la gente: clínicas y consultorios, estudios y despachos, talleres, agencias, tiendas con presupuesto a medida. Antes de esto, el seguimiento era un WhatsApp del dueño y una bandeja de entrada compartida.

Cuando alguien escribe desde la web

en producción

Recoge cada mensaje del formulario de la web, lo resume con inteligencia artificial, avisa al equipo con botones, lo apunta en el CRM, contesta al cliente al instante y deja un borrador de respuesta escrito.

Lo empieza una persona

Alguien rellena el formulario de contacto de kipups.com y pulsa enviar.

  1. Llega el mensajecliente final

    El formulario pide nombre y qué quiere resolver, y deja opcionales el negocio, el correo y el WhatsApp, aunque hace falta al menos una de las dos formas de contacto. Solo se aceptan envíos desde las páginas de Kip-Up, no desde cualquier sitio.

  2. Se comprueba y se guardaautomático

    Se descartan los envíos de robots con una trampa invisible y se exige un nombre y al menos una forma de contacto. Lo que pasa el filtro queda guardado con número propio, fecha y origen; ese número lo acompaña el resto de su vida.

  3. La IA lo entiendeautomático

    En unos segundos la inteligencia artificial dice de qué rubro es, lo resume en una frase, le pone urgencia alta, media o baja, señala qué servicios de la casa encajan y escribe dos frases de respuesta sugerida.

  4. Aviso al equipo con botonesequipo Kip-Up

    Al grupo de Telegram del equipo llega la ficha completa: datos de contacto, el mensaje entero y el análisis de la IA, con tres botones debajo: Atendido, Descartar y Agendar reunión.

  5. Fila nueva en el CRMautomático

    El contacto se añade como una fila de la hoja de cálculo que hace de CRM, de diecinueve columnas: número, fecha, origen, datos de contacto, mensaje, rubro, urgencia, servicios, respuesta sugerida, estado nuevo y próxima acción. El responsable, las notas y la fecha de reunión se quedan en blanco hasta que alguien actúe.

  6. Respuesta inmediata al clientecliente final

    Si dejó correo, recibe al momento un acuse de recibo desde el correo de la agencia: su mensaje llegó y alguien del equipo responde en menos de un día hábil, con una dirección de contacto por si es urgente.

  7. Borrador esperandoequipo Kip-Up

    En el correo del equipo queda un borrador dirigido a esa persona, con la respuesta que sugirió la IA y una propuesta de llamada corta. Nunca se envía solo: alguien lo lee, lo corrige y le da a enviar.

Qué recibe la persona de fuera
Un correo de acuse de recibo en cuestión de segundos, escrito con el tono de la casa, con el compromiso de respuesta en menos de un día hábil y una dirección para urgencias. Nada más automático: lo siguiente que reciba lo escribe una persona.
Qué llega al equipo
Un aviso en el grupo de Telegram con toda la ficha y el análisis de la IA, con los tres botones; una fila nueva en la hoja del CRM; y un borrador de respuesta listo para revisar en el correo. Los tres a la vez, sin que nadie copie nada.
Si algo falla
El circuito está pensado para degradarse, no para pararse. Si la IA no contesta, el aviso sale igual pero sin el bloque de resumen y todo lo demás sigue. Si falla la hoja de cálculo o el borrador, el contacto ya está guardado y avisado, y lo único que falta es esa fila o ese borrador. Si falla algo que no se puede saltar, como guardar el contacto o el aviso al equipo, la web no finge que se recibió: dice que escriban al correo de contacto. Cualquier fallo así se avisa por Telegram con la hora de Lima, el paso concreto y el enlace a la ejecución (hoy al mismo grupo del equipo, con el cambio a un grupo de sistemas ya preparado), y si Telegram no responde, el aviso sale por correo.
Hasta dónde llega hoy
No responde por el equipo: el correo automático solo acusa recibo y el borrador nunca se envía solo. No lee archivos adjuntos ni imágenes, y guarda como mucho dos mil caracteres del mensaje. Solo acepta envíos desde las páginas de Kip-Up, así que un formulario en otro sitio hay que darlo de alta. Y el análisis de la IA es una ayuda de lectura rápida, no una decisión: si el proveedor falla, el aviso sale sin él.
Para qué sirve de verdad
Que ninguna consulta se pierda y que la primera respuesta salga en segundos en vez de horas, que es lo que decide si el cliente sigue buscando en la competencia. Además, el equipo llega a la conversación ya con contexto y con un borrador escrito, y las tres métricas que importan (consultas recibidas, tiempo hasta la primera respuesta y consultas sin atender) quedan medidas solas desde el primer día.
Cómo puede crecer
  • Si la persona deja WhatsApp pero no correo, se guarda y se avisa igual; simplemente no se manda el acuse de recibo, y el equipo lo ve en la ficha para escribirle a mano.
  • El mismo circuito recibe lo que llega por el correo de contacto, marcado con origen distinto: hay una sola puerta de entrada aunque haya varios canales.
  • Añadir otro origen (WhatsApp, Instagram, formularios de campañas) es engancharlo a esta misma entrada; el resto del circuito no cambia ni una pieza.
  • El aviso puede llevar más botones sin rehacer nada: cada botón es un caso más del flujo de acciones.

Cuando escriben al correo de contacto

en producción

Revisa el buzón de contacto cada cinco minutos y convierte cada correo nuevo en un contacto del sistema, o en un aviso si es la respuesta de alguien que ya estaba en la lista.

Lo empieza un mensaje que llega

Alguien escribe al correo de contacto de la agencia, o responde a una conversación ya abierta.

  1. Repaso cada cinco minutosautomático

    Mira el buzón de contacto y sus dos alias. Deja fuera lo que ya está marcado como tratado, lo que llega desde la propia casa y lo que el correo clasifica como promociones.

  2. Fuera lo automáticoautomático

    Notificaciones, boletines, avisos de sistemas y remitentes que no admiten respuesta se descartan antes de tocar nada. Solo pasan los correos escritos por una persona.

  3. ¿Ya lo conocemos?automático

    Busca ese correo entre las conversaciones que siguen abiertas, sin contar las descartadas, las perdidas y las cerradas. De ahí salen dos caminos distintos, y el flujo elige solo.

  4. Si ya estaba: aviso de respuestaequipo Kip-Up

    Al grupo llega un aviso corto diciendo que esa persona ha contestado, con su nombre y lo que ha escrito, enganchado al número de contacto que ya tenía. Este aviso va sin botones.

  5. Si es nuevo: entra por la misma puertaautomático

    Se manda al circuito de entrada marcado como origen correo, así que recibe exactamente el mismo trato: resumen de la IA, aviso con botones, fila en el CRM, acuse de recibo y borrador.

  6. El correo queda marcadoautomático

    Se etiqueta como procesado para que la siguiente revisión no vuelva a tratarlo. El correo original sigue intacto en la bandeja, con su hilo y sus adjuntos.

Qué recibe la persona de fuera
Si es la primera vez que escribe, el mismo acuse de recibo automático que si hubiera usado el formulario. Si ya estaba en la lista, nada automático: se le contesta como se contesta un correo, escribiendo.
Qué llega al equipo
Un aviso en Telegram en cualquiera de los dos casos, con los botones cuando el contacto es nuevo, y el correo etiquetado en la bandeja para saber de un vistazo qué ya pasó por el circuito.
Si algo falla
El paso que da de alta el contacto va sin reintentos a propósito, porque repetirlo crearía otro contacto, otro aviso, otra fila y otro correo a la misma persona. Si ese paso falla, el correo se etiqueta igualmente para no entrar en bucle, así que ese caso concreto hay que mirarlo a mano en la bandeja. El resto de fallos sí generan aviso por Telegram con el paso concreto y el enlace, y correo de respaldo si Telegram no responde.
Hasta dónde llega hoy
Hoy mira el correo, no WhatsApp ni redes sociales. No abre archivos adjuntos y se queda con el principio del texto, así que un correo muy largo se resume por lo primero que dice. Revisa cada cinco minutos: es rápido, no instantáneo. Y avisar de que un cliente respondió todavía no cambia su estado, así que puede seguir recibiendo recordatorios internos hasta que alguien pulse el botón; está detectado y anotado como mejora.
Para qué sirve de verdad
Que el correo de contacto deje de ser un agujero: todo lo que entra por ahí acaba con número, estado y responsable, igual que lo que entra por el formulario. Y que las respuestas de los clientes se vean en el móvil del equipo en cinco minutos, sin tener que estar mirando la bandeja.
Cómo puede crecer
  • Distingue solo, sin que nadie se lo diga, entre una consulta nueva y la respuesta de una conversación que ya estaba abierta.
  • Se le pueden añadir más buzones de entrada (ventas, soporte, el correo de otra marca) sin tocar el resto del circuito.
  • Quien fue descartado o cerrado hace tiempo y vuelve a escribir se trata como contacto nuevo, con su ficha limpia y su aviso.
  • El mismo esquema sirve para cualquier canal que se pueda leer: lo que cambia es la puerta, no lo que pasa después.

Los botones del aviso

en producción

Convierte un toque en el móvil en estado actualizado, CRM al día y hasta una reunión creada con invitación y videollamada.

Lo empieza una persona

Alguien del equipo pulsa uno de los botones del aviso en Telegram, sea a los dos minutos o cuatro días después.

  1. Un toque en el avisoequipo Kip-Up

    Sobre el mensaje que ya está en el grupo: Atendido, Descartar o Agendar reunión. No hay que abrir ninguna aplicación ni entrar a ningún panel.

  2. Queda sellado quién y cuándoautomático

    Con Atendido o Descartar, el estado cambia, se guarda el nombre de quien pulsó y la hora, y el propio mensaje del grupo se reescribe con ese sello y se queda sin botones, para que nadie lo toque dos veces.

  3. Tres horarios sobre la mesaautomático

    Con Agendar reunión, se mira la disponibilidad real de los calendarios del equipo y se proponen tres huecos libres de media hora, de lunes a viernes entre las diez y las seis de Lima, a partir de dos horas vista y dentro de los próximos catorce días, sin amontonarlos: como mucho uno por mañana y otro por tarde de cada día. Debajo va un botón para cancelar la propuesta.

  4. Un toque más y la reunión existeequipo Kip-Up

    Al elegir uno de los tres, se crea el evento en el calendario con enlace de videollamada, se envía la invitación al cliente y el evento queda con dos recordatorios programados: correo el día antes y aviso media hora antes.

  5. Confirmación en el mismo sitioequipo Kip-Up

    El mensaje del grupo se transforma en la confirmación: día y hora en hora de Lima, enlace de la videollamada, si se envió la invitación y quién agendó.

  6. El CRM se pone al día soloautomático

    En la fila de ese contacto se actualizan el estado y la hora del último cambio; con Atendido o Descartar, además el responsable, y al crear una reunión, la fecha y hora de la reunión. Nadie escribe en la hoja a mano.

Qué recibe la persona de fuera
Si dejó correo, una invitación de calendario con el día, el asunto y el enlace de la videollamada, sin ver la lista del resto de invitados. Si no dejó correo, no recibe nada, y el aviso del equipo lo dice claro para que se le escriba por WhatsApp.
Qué llega al equipo
El mensaje del grupo cambia delante de sus ojos: se sella con quién atendió y cuándo, o se convierte en la ficha de la reunión creada. Y la hoja del CRM refleja lo mismo sin abrir la hoja.
Si algo falla
Si no se puede leer la disponibilidad de algún calendario, el aviso dice a cuál no llegó y propone horarios igualmente; y si no salen tres huecos limpios, avisa de que los propuestos pueden chocar. El paso que crea el evento va sin reintentos a propósito: repetirlo crearía una segunda reunión y una segunda invitación al posible cliente, que es peor que no crear ninguna. La decisión se guarda en la base antes de tocar Telegram y el CRM, así que un fallo tardío no la pierde, y cualquier fallo genera aviso por Telegram con el paso concreto y el enlace.
Hasta dónde llega hoy
Las reuniones son de media hora, en horario de oficina de Lima, siempre dentro de los próximos catorce días y entre los tres horarios propuestos: no se puede teclear una hora a mano desde Telegram. Cambiar o cancelar una reunión ya creada se hace en el calendario, no desde aquí. Y la hoja del CRM se escribe por posición de columna: si alguien inserta una columna en medio, el dato acaba en la celda de al lado sin dar ningún error, así que las columnas nuevas van siempre al final; si la fila de ese contacto no aparece en la hoja, el cambio se queda solo en la base y esa actualización se salta en silencio.
Para qué sirve de verdad
Cerrar el bucle desde el móvil, sin abrir el ordenador: pasar de una consulta que acaba de entrar a una reunión con videollamada e invitación enviada en dos toques y menos de un minuto. Y que el CRM esté siempre al día porque nadie tiene que acordarse de actualizarlo, que es exactamente donde mueren los CRM.
Cómo puede crecer
  • Marcar Atendido apaga los recordatorios de ese contacto al instante: el circuito entero se entera de una sola pulsación.
  • El botón de cancelar retira la propuesta de horarios y borra ese mensaje del grupo, sin dejar ruido.
  • El aviso no caduca: no hay nada esperando en segundo plano, así que el botón sigue vivo días después.
  • Se pueden añadir botones nuevos (un segundo contacto a los dos días, una nota rápida, un cambio de responsable) sin rehacer nada: cada botón es un caso más del mismo circuito.

El recordatorio de lo que sigue sin atender

en producción

Cada hora comprueba si queda alguna consulta que nadie ha tocado y la vuelve a poner delante del equipo, hasta completar tres avisos contando el del primer momento.

Lo empieza el reloj

Que una consulta lleve más de veinticuatro horas desde el último aviso sin que nadie pulse ningún botón.

  1. Repaso cada horaautomático

    El circuito se despierta solo, sin depender de que alguien abra nada. En hora de Lima, todos los días.

  2. Busca los olvidadosautomático

    Se queda con los que siguen sin atender, llevan más de un día desde el último aviso y todavía no han acumulado los tres avisos.

  3. Vuelve a avisarequipo Kip-Up

    Al grupo llega el contacto otra vez, con sus datos completos, cuántas horas lleva esperando y si es el aviso dos o el tres de tres. Con los mismos botones que el aviso original.

  4. Anota que se avisóautomático

    Se suma uno al contador y se guarda la hora, para que el siguiente recordatorio no salga hasta un día después y para que se pare al llegar al tercer aviso.

Qué recibe la persona de fuera
Nada. Es un empujón interno: al cliente no se le vuelve a escribir de forma automática en ningún momento.
Qué llega al equipo
Como mucho dos recordatorios por consulta, uno al día, con la ficha completa y los tres botones para resolverla en el mismo mensaje. El aviso del primer momento cuenta como el primero de tres, así que los recordatorios llegan numerados como aviso 2 de 3 y aviso 3 de 3.
Si algo falla
El contador se anota después de enviar, así que si el envío no sale, esa consulta se vuelve a intentar a la hora siguiente y no se pierde ningún aviso. El efecto conocido, si hubiera una veintena de consultas pendientes a la vez, es que alguna se vuelva a mandar al grupo aunque ya se hubiera avisado: está detectado, anotado y el síntoma es un mensaje repetido, nunca silencio.
Hasta dónde llega hoy
Tres avisos en total por consulta, contando el del primer momento; después se calla, aunque siga sin atender, y esa queda contada como pendiente en el informe del lunes. El plazo es el mismo para todos: hoy no distingue urgente de rutinario, ni respeta horario, así que un recordatorio puede caer de madrugada. Y si el cliente responde por correo, el equipo se entera pero el estado no cambia solo, así que los recordatorios pueden seguir hasta que alguien pulse el botón.
Para qué sirve de verdad
Que la consulta que llegó un viernes por la tarde no muera el lunes. Es la diferencia entre un sistema que registra y un sistema que insiste: aquí el trabajo de acordarse lo hace la máquina, y el equipo solo decide.
Cómo puede crecer
  • Se apaga solo en cuanto alguien pulsa Atendido, Descartar o agenda la reunión: no hay que acordarse de desactivar nada.
  • El plazo puede ajustarse por urgencia, que la IA ya clasifica al entrar, sin tocar el resto del circuito.
  • El mismo mecanismo sirve para insistir sobre otras cosas pendientes: un presupuesto sin respuesta, una reunión sin confirmar.

El informe de los lunes

en producción

Cada lunes a las ocho de la mañana llega el resumen de la semana: cuántas consultas, de dónde vinieron, cuántas se contactaron, cuántas reuniones salieron y cuánto se tardó en responder.

Lo empieza el reloj

Cada lunes a las 08:00 de la mañana, hora de Lima.

  1. Lunes a las ochoautomático

    Sin que nadie lo pida y sin depender de que alguien esté conectado. El informe llega antes de que empiece la semana.

  2. Cuenta la semana cerradaautomático

    Consultas totales y por dónde entraron (web, correo, otros), cuántas se contactaron, cuántas reuniones se agendaron, cuántas se descartaron, cuántas quedaron sin atender, el tiempo medio hasta la primera respuesta y cuántas siguen abiertas en total.

  3. Llega al grupoequipo Kip-Up

    Un mensaje corto y legible en el móvil, con las siete cifras una debajo de otra y el enlace directo al CRM para quien quiera mirar el detalle.

  4. Queda guardado en la hojaautomático

    Esas mismas cifras se apilan como una fila más en la pestaña de informes del CRM, así que la comparación entre semanas se va construyendo sola sin montar nada.

Qué recibe la persona de fuera
Nada. Es un informe interno del negocio.
Qué llega al equipo
Un mensaje con las siete cifras de la semana y el enlace al CRM, y una fila nueva en la pestaña de informes para verlo en perspectiva.
Si algo falla
Si el informe no llega a salir, el fallo se avisa por Telegram con la hora de Lima, el paso concreto y el enlace a la ejecución, con correo de respaldo si Telegram no responde. Los datos siguen en su sitio, así que el informe puede volver a lanzarse sin perder nada.
Hasta dónde llega hoy
Informa de la semana anterior completa, no de la que va corriendo. La columna de cerrados va hoy siempre a cero: el circuito todavía no sabe cuándo una consulta se convierte en cliente, eso hay que anotarlo a mano en el CRM. El tiempo de respuesta es una media, y una sola consulta olvidada la distorsiona. Y el corte de semana está desplazado unas horas: se cuelan las últimas del domingo anterior y se quedan fuera las de ese domingo por la noche, que aparecerán en el informe siguiente; el título del mensaje también muestra un día de más. Son defectos detectados, medidos como menores, con arreglo pendiente de cinco minutos.
Para qué sirve de verdad
Que el lunes haya una conversación con números en vez de con sensaciones: si entraron más o menos consultas, si se está respondiendo rápido y cuántas se quedaron por el camino. El tiempo hasta la primera respuesta, que es la métrica que de verdad mueve las ventas, se publica solo cada semana sin que nadie lo mida a mano.
Cómo puede crecer
  • Cada semana se apila en la hoja: a los pocos meses hay una serie histórica de la que salen tendencias, sin haber montado ningún panel.
  • Las mismas cifras pueden salir también por correo cambiando solo por dónde se mandan: el cálculo es el mismo.
  • Se le pueden sumar métricas (porcentaje atendido dentro de plazo, por ejemplo) sin tocar el resto del circuito.
  • El mismo esqueleto sirve para informar de cualquier otra cosa que ya esté guardada: citas, ventas, cobros.

Citas

Siete piezas que se encargan de la agenda de un negocio de principio a fin: el paciente reserva solo desde un enlace, ve únicamente horas que están de verdad libres, recibe un recordatorio el día antes y puede confirmar, cambiar la hora o cancelar con un toque. El negocio no toca nada: cada cita le llega a su grupo de Telegram y a su calendario de Google, cada mañana recibe la agenda del día con botones para marcar quién vino y quién no, y unas horas después de la visita quien vino y dejó correo recibe la invitación a dejar una reseña. Es multi-negocio: la misma máquina atiende a una clínica y a un taller, cada uno con su enlace, su horario, sus servicios, su color y su calendario; y tiene tres barreras encadenadas para que dos personas no se queden nunca con el mismo horario.

Negocios que trabajan con cita previa y llevan la agenda a mano: clínicas, dentistas, salones, veterinarias y talleres. Antes la agenda vivía en un cuaderno o en el WhatsApp de la persona del mostrador, con tres problemas que cuestan dinero: alguien tiene que estar respondiendo mensajes para cuadrar horas, los pacientes no avisan cuando no van (y ese hueco ya no se vende), y nadie se acuerda de pedir reseñas. El alta la hace Kip-Up: se dan de alta el horario, los servicios y los datos del negocio, se le crea su calendario de Google y se le comparte, y se le entrega su enlace de reserva. Fase 1 construida y probada; se vende como implementación más suscripción mensual.

De dónde salen las horas que ve el paciente

El horario que declara el negociode 9 a 13 y de 15 a 19, los días que atiende
Menos las citas ya dadascada cita tapa su hueco y el de nadie más
Menos lo que hay en su calendarioreuniones, vacaciones o el día que cerró
Lo que ve el pacientesolo horas que existen de verdad, en su idioma y su hora
Nadie escribe a mano los horarios libres: se calculan en el momento, restando lo que ya está ocupado. Por eso el paciente nunca elige una hora que no existe.

Reserva desde el enlace del negocio

listo para vender

Una página propia de cada negocio donde el paciente elige servicio y hora entre las que están realmente libres, y la cita queda apuntada sola en el calendario.

Lo empieza una persona

Alguien abre el enlace de reserva del negocio: desde su web, desde su perfil de Instagram o desde un WhatsApp.

  1. Abre el enlacecliente final

    El enlace lleva dentro a qué negocio pertenece, así que la página aparece con el nombre y el color de ese negocio. Si el enlace no corresponde a ningún negocio activo, se ve una página que lo dice con claridad, no un error en crudo.

  2. Ve horas de verdadautomático

    La página se dibuja en ese momento con los servicios de ese negocio y solo con las horas libres, agrupadas por día. Si no queda ninguna en los próximos días, lo dice y ofrece el teléfono del negocio en vez de dejar a la persona sin salida.

  3. Rellena y envíacliente final

    Nombre, teléfono o WhatsApp, correo (opcional, pero es lo que permite mandarle la confirmación y el recordatorio), servicio, hora y una nota si quiere. Al pulsar Reservar el botón se desactiva y cambia a «Reservando…», para que un doble toque en un móvil lento no cree dos citas.

  4. Se comprueba todoautomático

    Se revisa que venga el nombre, que haya al menos un teléfono o un correo, que el correo tenga forma de correo y, sobre todo, que esa hora siga libre en el instante de enviar. El formulario lleva además una casilla invisible que solo rellenan los robots de spam: si viene rellena, no se crea nada.

  5. Se guarda la citaautomático

    Queda registrada como «pendiente de confirmar» y se copia como evento al calendario de Google de ese negocio, con el teléfono, el correo y las notas dentro del evento. El propio registro de citas lleva un candado que impide que dos citas vivas empiecen a la misma hora en el mismo negocio.

  6. Aviso y correoautomático

    Al grupo de Telegram del negocio llega la ficha de la cita con un botón para cancelarla. Si el paciente dejó correo, recibe la confirmación con un botón para confirmar y, debajo, los enlaces para cambiar la hora o cancelar.

  7. Página de graciascliente final

    El paciente ve el resumen de su cita (servicio, cuándo, dónde y teléfono del negocio) y puede confirmarla o cambiarla ya mismo desde ahí, sin esperar al recordatorio.

Qué recibe la persona de fuera
Una página limpia con el nombre y el color del negocio, la lista de horas libres agrupadas por día, y después el resumen de su cita. Si dejó correo, un mensaje de confirmación firmado por el negocio, con un botón grande para confirmar y dos enlaces pequeños para cambiar la hora o cancelar. De Kip-Up solo aparece una línea discreta al pie.
Qué llega al equipo
En el grupo de Telegram del negocio, la ficha completa de la cita: número, nombre, servicio, hora, teléfono, correo y notas, con un botón para cancelarla. Y el evento ya puesto en su calendario de Google, que consulta desde el móvil como cualquier otro.
Si algo falla
Si Google Calendar, Telegram o el correo fallan, la cita se guarda igual y el paciente recibe su página de confirmación: no se pierde ninguna reserva. La contrapartida, dicha sin adornos: esos tres fallos concretos no disparan aviso, así que una cita que no llegó al calendario se descubre mirando el calendario. Lo que sí avisa al equipo de Kip-Up, con la hora de Lima, el punto exacto y el enlace a lo ocurrido, es un fallo al buscar el negocio, al calcular los huecos o al guardar la cita. Guardar la cita y crear el evento nunca se reintentan a propósito: repetirlos crearía una cita doble o un segundo evento en el calendario del negocio.
Hasta dónde llega hoy
Hoy es un enlace, no un formulario incrustado dentro de la web del cliente. Todos los servicios de un negocio duran lo mismo: si uno lleva veinte minutos y otro una hora, la rejilla se queda corta. Los avisos al paciente salen por correo; WhatsApp está pendiente de la aprobación de Meta y no se promete con fecha. Quien no deja correo solo ve la página de confirmación y después hay que llamarle.
Para qué sirve de verdad
Que el negocio deje de cuadrar horas por WhatsApp una a una y reciba reservas mientras está cerrado, con la agenda y el calendario siempre cuadrados y sin riesgo de dos personas a la misma hora.
Cómo puede crecer
  • Nadie puede quedarse con una hora ya tomada: el botón se apaga al enviar, la hora se vuelve a validar en ese instante y el registro de citas pone el candado final. Si dos personas envían a la vez, la segunda ve «ese horario ya no está disponible, elige otro» en lugar de un error. Probado con dos reservas simultáneas: una entró, la otra se rechazó.
  • Cada negocio trae lo suyo sin tocar la máquina: su horario por día de la semana, su lista de servicios, la duración de la cita, su color, su teléfono y su calendario.
  • Con cuánta antelación se puede reservar es un ajuste de cada negocio (hoy, 14 días en todos). Lo que no se ajusta negocio a negocio es el mínimo para reservar: nadie puede coger una hora que empiece dentro de menos de dos horas, y eso vale igual para todos.
  • El enlace se pega en la web, en la biografía de Instagram o se manda por WhatsApp: el negocio no necesita tener web para empezar a recibir reservas.

El cálculo de horas libres

listo para vender

La pieza interna que dice, en cada momento, qué horas quedan libres de verdad para un negocio.

Lo llama otra pieza

Lo llaman la página de reserva y la página de cambiar la hora cada vez que necesitan pintar la lista de horarios, y otra vez al enviar, para comprobar que la hora elegida sigue libre.

  1. Le preguntanautomático

    Otro flujo le pide las horas libres de un negocio concreto. Es la única fuente: así la página de reservar y la de cambiar la hora nunca pueden decir cosas distintas.

  2. Parte del horarioautomático

    Toma los tramos de atención de ese negocio para cada día de la semana (por ejemplo mañana y tarde de lunes a viernes, solo mañana el sábado) y los divide en huecos del tamaño de su cita.

  3. Quita lo reservadoautomático

    Descuenta las citas que ya existen y que siguen en pie. Las canceladas y las marcadas como «no vino» no bloquean: ese hueco vuelve al mercado.

  4. Mira el calendario del negocioautomático

    Pregunta a Google Calendar qué tiene ocupado ese negocio en los próximos días. Si el dueño se bloquea una tarde, se va de vacaciones o mete una reunión a mano en su calendario, esas horas dejan de ofrecerse solas.

  5. Devuelve la listaautomático

    Entrega las horas que quedan, cada una ya con su día y su hora de Lima escritos, y descarta lo que empiece en menos de dos horas para que nadie reserve para dentro de diez minutos.

Qué recibe la persona de fuera
Nada directamente. Es lo que hace que la lista de horas que ve en la página sea real y no una promesa.
Qué llega al equipo
Nada. Es la pieza que evita que el negocio tenga que llevar la cuenta en dos sitios: lo que apunte en su calendario de siempre ya bloquea las reservas.
Si algo falla
Si el calendario de Google tarda, se corta a los ocho segundos y se prueba una vez más; si aun así no contesta, los huecos se calculan solo con las citas ya registradas para que el paciente no se quede mirando una pantalla en blanco. Es la única pieza sin aviso propio, y a propósito: avisa el flujo que la llamó, que sabe si era una reserva o un cambio de hora y da mejor contexto.
Hasta dónde llega hoy
Hoy la agenda es de un solo puesto: dos personas a la misma hora no caben, aunque el negocio tenga dos sillones o dos profesionales. Y todos los servicios de un negocio duran lo mismo: si uno lleva veinte minutos y otro una hora, la rejilla se queda corta.
Para qué sirve de verdad
Que nunca se ofrezca una hora que en realidad no existe, sin que nadie del negocio tenga que revisar la agenda antes de contestar.
Cómo puede crecer
  • Sirve igual para reservar por primera vez que para cambiar la hora de una cita ya existente; al cambiar, la hora que la persona ya tiene no se le cuenta como ocupada.
  • Los días de antelación se ajustan negocio a negocio; el mínimo de dos horas antes de la próxima cita está escrito en el flujo y hoy es el mismo para todos.
  • Si el negocio prefiere no compartir calendario, funciona igual con las citas registradas; el calendario solo suma.

Recordatorio del día antes

listo para vender

El día antes, cada paciente recibe un recordatorio con un botón para confirmar; si no tiene correo, el negocio recibe el aviso de que hay que llamarle.

Lo empieza el reloj

Un reloj que revisa cada media hora si hay citas que entran en las próximas 24 horas.

  1. Revisa cada media horaautomático

    Busca las citas que empiezan dentro de las próximas 24 horas, que siguen en pie y a las que todavía no se les ha mandado recordatorio.

  2. Descarta las recién hechasautomático

    Si la cita se reservó hace menos de tres horas no se recuerda: esa persona acaba de recibir la confirmación y un segundo correo seguido sobra.

  3. Escribe según el casoautomático

    Si la cita sigue sin confirmar, el mensaje pide confirmación con un botón. Si ya estaba confirmada, solo recuerda la hora y ofrece cambiarla o cancelar por si surgió algo.

  4. Manda el correoautomático

    Llega firmado por el negocio, con servicio, cuándo, dónde y teléfono, y los enlaces para confirmar, cambiar la hora o cancelar.

  5. O avisa para llamarel negocio

    Si el paciente no dejó correo, al grupo del negocio le llega su ficha con el teléfono y una frase clara: conviene llamar para confirmar. Nadie se queda sin recordatorio; cambia quién lo da.

  6. Anota que ya se envióautomático

    Queda marcado para que no se repita en la siguiente pasada, ni aunque el flujo se ejecute cuarenta y ocho veces al día.

Qué recibe la persona de fuera
Un correo del negocio, no de una plataforma, con los datos de su cita y un botón grande: «Sí, confirmo mi cita». Debajo, en letra pequeña, la opción de cambiar la hora o cancelar.
Qué llega al equipo
Solo lo que necesita atención: la ficha de las citas sin correo, para llamar. Las confirmaciones y cancelaciones que provoca el recordatorio llegan por su propio camino.
Si algo falla
Cada correo y cada aviso se intentan hasta tres veces. Si aun así no salen, el flujo sigue adelante y la cita queda marcada como recordada igualmente: ese fallo concreto no dispara aviso, así que es lo primero que se mira si un paciente dice que no recibió nada. Lo que sí llega al equipo de Kip-Up, con la hora de Lima y el punto exacto, es un fallo al consultar la agenda o al anotar el envío. Y en el caso raro de que el proveedor acepte el correo y tarde en responder, el reintento puede mandar un recordatorio repetido: molesta menos que perderlo.
Hasta dónde llega hoy
Hoy sale por correo y solo llega a quien dejó correo; a los demás hay que llamarles, aunque el sistema diga exactamente quiénes son. WhatsApp está pendiente de la aprobación de Meta. No hay recordatorio por SMS ni segundo aviso automático el mismo día.
Para qué sirve de verdad
Menos ausencias, que es lo que se vende: el paciente confirma o avisa con un día de margen, y el negocio puede llenar el hueco en vez de descubrirlo vacío.
Cómo puede crecer
  • La antelación (hoy 24 horas) y el margen de gracia de las citas recién hechas se cambian en un solo sitio, sin construir nada nuevo; eso sí, valen igual para todos los negocios, no se ajustan uno a uno.
  • El mismo recordatorio puede salir por WhatsApp en cuanto Meta apruebe la cuenta: cambia el canal, no el recorrido.
  • Se puede encadenar un segundo aviso el mismo día para las que sigan sin confirmar; hoy solo se guarda la marca del primero, así que habría que anotar también el segundo.
  • Si el paciente cambia la hora, la marca se borra y el recordatorio se rearma solo para la nueva fecha.

Lo que el paciente decide

listo para vender

Confirmar, cambiar la hora o cancelar desde un enlace, sin llamar a nadie, sin cuenta y sin contraseña.

Lo empieza una persona

El paciente pulsa uno de los tres enlaces que llevan sus correos de confirmación o de recordatorio.

  1. Pulsa un enlacecliente final

    Cada enlace lleva un código propio de esa cita. Si la cita ya pasó, se canceló o el enlace no corresponde a ninguna, se ve una página que lo explica sin tecnicismos, nunca un error en crudo.

  2. Confirmarcliente final

    La cita pasa a confirmada, el paciente ve una página de «te esperamos» con sus datos, y al grupo del negocio llega el aviso de que ese paciente ha confirmado.

  3. Cancelar, con una pregunta antescliente final

    Primero se le pregunta si está seguro y se le ofrece cambiar la hora como alternativa. Solo si insiste se cancela: se borra el evento del calendario del negocio y el hueco vuelve a ofrecerse a otros pacientes.

  4. Cambiar la horacliente final

    Se le muestran las horas que quedan libres (la suya incluida, que no se le quita mientras decide), elige una y la cita se mueve. Queda directamente confirmada para la nueva hora.

  5. Todo se mueve soloautomático

    El evento del calendario cambia de hora, el recordatorio se rearma para la nueva fecha, el negocio recibe el cambio por Telegram y el paciente el correo con la hora nueva.

  6. Si alguien se le adelantóautomático

    Si en esos segundos otra persona cogió esa hora, ve «ese horario ya no está libre» y un enlace para elegir otro. No se pierde su cita anterior ni aparece un error.

Qué recibe la persona de fuera
Páginas cortas con el nombre y el color del negocio: cita confirmada, ¿seguro que quieres cancelar?, elige tu nueva hora, hora cambiada. Y, cuando cambia la hora, un correo con el detalle actualizado.
Qué llega al equipo
Un mensaje en su grupo por cada decisión: confirmada, cancelada («el horario queda libre») o reprogramada con la hora nueva. No tiene que entrar a ningún sitio a mirar.
Si algo falla
Los enlaces caducados o de citas ya pasadas dan una página amable, no un fallo. Si el borrado o el cambio del evento en Google Calendar no sale, la cita queda cancelada o movida igualmente y el paciente ve su página: nunca se le deja con una cita viva por un problema de Google. A cambio, ese fallo concreto no dispara aviso y el evento puede quedarse descolocado en el calendario del negocio hasta que alguien lo mire. Los fallos al escribir en la agenda sí llegan al equipo de Kip-Up con la hora de Lima y el punto exacto.
Hasta dónde llega hoy
Los enlaces solo funcionan mientras la cita esté por venir y siga en pie; no hay un panel donde el paciente vea su historial de visitas. Quien no dejó correo no recibe enlaces y hay que llamarle. Al cambiar la hora se ofrecen los mismos días de antelación que en la reserva inicial.
Para qué sirve de verdad
Que el mostrador deje de gestionar cambios de hora por WhatsApp uno a uno, y que una cancelación se convierta en un hueco vendible en lugar de una silla vacía.
Cómo puede crecer
  • Cancelar libera el hueco al instante y otro paciente puede cogerlo minutos después, sin que nadie del negocio intervenga.
  • El paciente no puede ver ni tocar ninguna cita que no sea la suya: cada enlace sirve para una sola.
  • Se puede añadir un motivo de cancelación o una lista de espera aprovechando el mismo recorrido.
  • El mismo camino sirve si el aviso llega mañana por WhatsApp en vez de por correo.

Lo que marca el negocio

listo para vender

Tres botones en Telegram junto a cada cita de la agenda del día: asistió, no vino, cancelar; y el resto se ordena solo.

Lo empieza una persona

Alguien del negocio pulsa uno de los botones que acompañan a cada cita en su grupo de Telegram.

  1. Pulsa un botónel negocio

    Cada cita de la agenda que llega por la mañana trae tres botones: asistió, no vino y cancelar. El aviso de una reserva nueva trae solo el de cancelar. No hay que abrir ninguna aplicación ni recordar ninguna contraseña.

  2. Se anota el estadoautomático

    La cita queda como realizada, como ausencia o como cancelada, con la hora exacta en que se marcó.

  3. Si se cancela, se limpiaautomático

    El evento desaparece del calendario del negocio y ese hueco vuelve a ofrecerse en la página de reservas.

  4. Queda constanciaautomático

    Un mensaje en el grupo dice qué se marcó y en qué cita, para que el resto del equipo lo vea y nadie lo repita.

  5. Confirmación en pantallael negocio

    A quien pulsó se le abre una página con los datos de la cita y el estado que ha quedado, más un enlace para cambiarlo si se pulsó el botón equivocado.

Qué recibe la persona de fuera
Nada. Marcar «asistió» o «no vino» es un asunto interno del negocio; lo único que el paciente notará después es que, si la cita quedó como asistió a tiempo, recibirá la invitación a dejar una reseña.
Qué llega al equipo
La página de confirmación con la cita marcada y la posibilidad de rectificar, y el mensaje en el grupo que deja rastro de quién quedó como qué.
Si algo falla
Si se pulsa un botón de una cita que ya no existe, aparece una página que lo explica en vez de un error. Deshacer un «no vino» solo funciona si nadie ha cogido ese hueco mientras tanto: si ya está ocupado, no se pisa la cita nueva. Si falla el borrado del evento en Google Calendar, el estado queda anotado igual y el evento puede quedarse en el calendario sin que salte aviso; un fallo al anotar el estado sí llega al equipo de Kip-Up con la hora de Lima y el punto exacto.
Hasta dónde llega hoy
Los botones son enlaces: quien tenga acceso al grupo del negocio puede marcar, y no hay usuarios ni permisos por persona. Está pensado para grupos privados del propio negocio. No cambia la hora de una cita, solo su estado, y una cita cancelada desde aquí no se puede reactivar. Para que marcar «asistió» sirva además para pedir la reseña, hay que hacerlo dentro de las tres o cuatro horas siguientes a la cita: después ya se ha cerrado sola.
Para qué sirve de verdad
Medir de verdad cuánta gente falta, que es el número que justifica todo el producto, con el esfuerzo de pulsar un botón al terminar el día.
Cómo puede crecer
  • El recuento de ausencias sale de aquí: es la métrica que se le enseña al cliente cada mes para justificar la suscripción.
  • Marcar «asistió» hace que se le pida la reseña a un paciente que nunca llegó a confirmar por correo; a las que ya estaban confirmadas se les pide igual. Y marcar «no vino» es justamente lo que impide que se le pida.
  • Se pueden añadir más acciones sobre el mismo mecanismo de botones sin rehacer el recorrido.

La agenda de las 8 de la mañana

listo para vender

Cada mañana, el negocio abre y ya tiene en Telegram la lista de citas del día, cuáles siguen sin confirmar y cuántas hay mañana.

Lo empieza el reloj

Un reloj, todos los días a las 8:00 de la mañana, hora de Lima.

  1. A las ochoautomático

    Se lanza solo cada día para todos los negocios activos que tengan grupo de Telegram.

  2. Cuenta el díaautomático

    Cuántas citas hay hoy y cuántas de ellas siguen sin confirmar; y, mirando al día siguiente, cuántas hay mañana y cuántas están todavía sin confirmar. Las canceladas no cuentan ni aparecen.

  3. Manda la cabeceraautomático

    Un mensaje corto al grupo: cuántas citas hay hoy, cuántas sin confirmar y cómo viene mañana. Es la foto que se lee de un vistazo.

  4. Y una tarjeta por citaautomático

    Debajo, cada cita de hoy que siga en pie en su propio mensaje: hora, nombre, servicio, teléfono y si está confirmada o no, con los tres botones de asistió, no vino y cancelar.

  5. Si no hay nada, callaautomático

    Un negocio sin citas hoy ni mañana no recibe mensaje. El resumen solo aparece cuando aporta algo, así nadie aprende a ignorarlo.

Qué recibe la persona de fuera
Nada. Es un mensaje interno del negocio.
Qué llega al equipo
Un mensaje de cabecera con los números de hoy y de mañana, y a continuación una tarjeta por cita con todo lo necesario para atenderla o para llamar a quien no ha confirmado. Los botones quedan ahí toda la jornada para marcar sobre la marcha.
Si algo falla
Cada mensaje se intenta hasta tres veces. Conviene saber una cosa: un mensaje de Telegram rechazado no dispara alarma, así que la señal es la ausencia del resumen; como llega todos los días a la misma hora, se nota enseguida. Un fallo al consultar la agenda sí llega al equipo de Kip-Up con la hora de Lima y el punto exacto.
Hasta dónde llega hoy
Sale a la misma hora para todos los negocios (8:00 de Lima), no a la hora de apertura de cada uno. Solo por Telegram, todavía no por correo. Mira hoy y mañana, no la semana entera, y no manda un cierre al final de la jornada. Y va una tarjeta por cita, todas seguidas: por encima de unas quince citas al día Telegram empieza a frenar los mensajes y alguno puede perderse en silencio, así que antes de dar de alta un negocio con la agenda llena hay que espaciarlos.
Para qué sirve de verdad
Que el mostrador empiece el día sabiendo a quién llamar y lo cierre con las ausencias ya anotadas, sin abrir ningún sistema.
Cómo puede crecer
  • El aviso de «mañana quedan varias sin confirmar» es lo que convierte el resumen en una lista de llamadas, no en un informe más.
  • Se puede duplicar el mismo resumen por correo, o mandar un segundo repaso a media tarde, sin rehacer nada.
  • Las tarjetas por cita son el mismo mecanismo que usan los botones de asistió y no vino: una cosa alimenta a la otra.

Pedir la reseña en caliente

listo para vender

Unas horas después de la visita, quien vino recibe un correo corto que lleva directo a dejar su reseña en Google.

Lo empieza el reloj

Un reloj que cada hora busca citas que ya terminaron.

  1. Busca citas terminadasautomático

    Cada hora revisa las citas que acabaron hace más de tres horas y a las que todavía no se les ha pedido reseña. El margen evita pedirla mientras la persona aún está saliendo por la puerta.

  2. Decide si toca pedirlaautomático

    Solo se pide si la persona dejó correo, si la cita estaba confirmada o marcada como asistió, y si el negocio tiene puesto su enlace de reseñas de Google. Quien no vino nunca recibe nada.

  3. Manda el correoautomático

    Corto y en nombre del negocio: gracias por venir, si todo fue bien cuéntalo en Google (un botón que lleva a su ficha), y si algo no salió como esperabas respóndenos a este correo y lo vemos contigo.

  4. Cierra la citaautomático

    La cita pasa a realizada y queda anotado que ya se pidió la reseña, para que nunca se pida dos veces a la misma persona.

  5. Las demás, en silencioautomático

    Las citas que no cumplen las condiciones se cierran igualmente como realizadas, pero sin enviar nada. La agenda queda limpia sin molestar a nadie.

Qué recibe la persona de fuera
Un correo breve firmado por el negocio, con un botón «Dejar una reseña» que abre su ficha de Google, y una salida elegante si la experiencia no fue buena: responder al correo en vez de publicarlo.
Qué llega al equipo
En el momento, nada: es un recorrido silencioso. Lo que ve el dueño es el resultado, en reseñas nuevas cada mes y en el recuento de a cuántos pacientes se les pidió.
Si algo falla
El envío se intenta hasta tres veces. Si aun así no sale, la cita se cierra igualmente y queda anotada como pedida, así que no se reintenta más tarde: es la contrapartida de que un correo atascado no bloquee al resto de la pasada. Un negocio que todavía no ha entregado su enlace de reseñas no envía nada: las citas se cierran sin correo y no se manda a nadie a una página rota.
Hasta dónde llega hoy
No comprueba si la reseña llegó a escribirse ni vigila las reseñas nuevas para avisar de una mala: eso está en la ficha del producto pero aún no está construido y necesita acceso a la ficha de Google del negocio. Solo llega a quien dejó correo. Nunca insiste: si no responde, no hay segundo aviso. Y hay una ventana que conviene tener presente: la cita que sigue sin confirmar tres o cuatro horas después de terminar se cierra sola sin correo, así que marcarla como «asistió» al día siguiente ya no le pide la reseña.
Para qué sirve de verdad
Convertir visitas contentas en reseñas de Google de forma constante, que es lo que hace que el siguiente paciente encuentre al negocio, sin que nadie tenga que pedirlas a la cara.
Cómo puede crecer
  • Las horas de espera tras la cita se cambian en un solo sitio; se puede pedir a las tres horas, a la mañana siguiente o dos días después.
  • La frase de «si algo no salió bien, respóndenos» desvía el descontento al correo del negocio antes de que acabe en una reseña de una estrella.
  • Cada negocio pone su propio enlace de Google, así que la misma pieza sirve para una clínica y para un taller.
  • El día que se añada la vigilancia de reseñas nuevas, se engancha detrás de este mismo recorrido.

Comandas

Comandas es el sistema de sala del restaurante: plano de mesas, comandas, pantalla de cocina y caja. Esta familia es lo que hace que esos datos salgan solos a buscar al dueño: cada noche le llega el cierre del día y cada lunes el resumen de la semana, por Telegram y, si lo pide, también por correo, con las cifras ya comparadas con el periodo anterior y un párrafo escrito por la inteligencia artificial. El dueño deja de tener que ir a buscar los números; los números van a él.

Restaurantes, cafés y locales de comida que ya trabajan con Kip-Up Comandas. Antes el cuadre se hacía a mano al cerrar y ahí se quedaba: nadie comparaba con la semana anterior, nadie sabía qué plato tiraba de la carta ni a qué hora se llenaba de verdad, y el dueño no miraba números porque no los tenía a mano. Los dos reportes leen del propio sistema del restaurante con un permiso que solo deja leer, nunca escribir, y sin abrir ese sistema a internet: la conexión va por dentro del servidor. Lo que sí sale fuera son las cifras ya resumidas: viajan al servicio de inteligencia artificial que redacta el párrafo y después al mensaje de Telegram y al correo.

Así llega el cierre del día al teléfono del dueño: los números del turno y, debajo, dos frases que los explican en lenguaje normal.

Cierre del día

en pruebas

Cada noche, al final del día, el dueño recibe cuánto se vendió, comparado con el mismo día de la semana pasada y explicado en dos frases.

Lo empieza el reloj

El reloj: todas las noches a las 23:30, hora de Lima.

  1. A las 23:30automático

    Cada noche, a las 23:30 hora de Lima, el reporte se pone en marcha solo. Nadie del local tiene que pedirlo ni pulsar nada.

  2. Lee la cajaautomático

    Suma lo que se cobró ese día en el propio sistema Comandas del restaurante: total vendido, cuántos pedidos, propinas y ticket promedio. Solo cuenta lo efectivamente cobrado; lo que quedó apuntado pero sin pagar no entra.

  3. Compara con antesautomático

    Pone al lado el mismo día de la semana anterior: la diferencia en porcentaje y, junto a ella, cuánto se vendió aquel día. Un martes se compara con un martes, no con el día de ayer, que no se parece en nada. Si de aquel día no hay datos, lo dice en vez de inventar un porcentaje.

  4. Mira el detalleautomático

    Reparte la venta entre efectivo, tarjeta y transferencia, saca los productos y las categorías que más salieron (los platos anulados no cuentan en ese ranking), quién vendió más en el turno y a qué hora se concentró el trabajo. De paso revisa qué productos están por debajo de su mínimo y si quedaban cuentas sin cerrar en ese momento.

  5. La IA lo resumeautomático

    Con esas cifras, y solo con esas, la inteligencia artificial escribe dos o tres frases en lenguaje normal y una sugerencia concreta para el dueño. Tiene prohibido inventar causas o datos que no estén en los números; si no hay base para concluir, dice qué dato haría falta.

  6. Llega al Telegramel negocio

    El reporte cae en el grupo de Telegram que figura en la ficha del restaurante: una sola pantalla con el total, la comparación, los medios de pago, los tres platos más vendidos, quién vendió más si hay más de un mesero, la hora pico y los avisos.

  7. Y el correo largoel negocio

    Si en esa ficha hay un correo, además llega la versión con tablas: ventas, pedidos y propinas destacados arriba, medios de pago, hasta diez productos más vendidos, categorías, meseros y stock bajo. El pie invita a responder para cambiar el horario o lo que incluye, y esa respuesta llega a Kip-Up.

Qué recibe la persona de fuera
Nada. Es un reporte interno del negocio: el comensal no recibe ningún mensaje de este flujo.
Qué llega al equipo
El dueño, o quien él diga, recibe el mensaje en el grupo de Telegram del local y, si dejó correo, el reporte con tablas. A Kip-Up no le llega el reporte de un cliente salvo que el propio negocio nos ponga de destinatario, que es justo lo que pasa hoy en la demostración, donde el restaurante es nuestro. De un local real solo nos llegan los avisos cuando algo falla.
Si algo falla
Todo lo que sale a la red o al sistema del restaurante se reintenta tres veces antes de rendirse. Si aun así falla, un flujo de vigilancia avisa al equipo de Kip-Up por Telegram con el nombre del flujo, la hora de Lima, el paso que se rompió y el enlace a esa ejecución, y tiene un respaldo por correo por si el propio Telegram falla; además, cada cinco minutos se comprueba desde fuera que n8n siga en pie, así que una caída completa tampoco pasa desapercibida. La contrapartida honesta: los tres pasos que están puestos para no cortar el reporte (la inteligencia artificial, el envío de Telegram y el del correo) siguen adelante si fallan, así que el mensaje sale por el otro camino con todos los números, pero ese fallo concreto no dispara aviso. Las pruebas lanzadas a mano tampoco avisan.
Hasta dónde llega hoy
Hoy está encendido, pero sobre la instalación de pruebas de Comandas y con datos de demostración: falta activarlo en el local de producción. Va por Telegram y correo, no por WhatsApp, porque eso depende del WhatsApp oficial de Meta, que todavía no tenemos. No manda gráficos ni PDF: es texto y tablas, a propósito. No cuadra caja ni emite boletas o facturas, solo lee y cuenta; y no responde preguntas, informa a una hora fija y ya. El corte es a las 23:30: lo que se cobre entre esa hora y la medianoche no sale en ese cierre, aunque sí se cuenta en el resumen de la semana. La hora está fijada dentro del flujo, cambiarla es un ajuste nuestro. Y cada restaurante necesita su propia copia, porque cada local tiene su sistema y sus datos aparte.
Para qué sirve de verdad
Que el dueño mire números todos los días sin abrir el sistema ni pedirle el cuadre a nadie: sabe si vendió más o menos que el mismo día de la semana pasada, qué platos salieron, a qué hora se llenó, cuánto entró en efectivo y qué le está por faltar en la despensa. Y se entera esa misma noche, no a fin de mes.
Cómo puede crecer
  • Si no hubo ventas no se calla: escribe «sin ventas registradas en este periodo», para que se distinga un día flojo de un reporte que no llegó.
  • Si algún producto está por debajo de su mínimo añade el aviso de stock bajo con lo que queda y el mínimo; y si en ese momento seguían cuentas sin cerrar, también lo dice.
  • A quién le llega (nombre del local, grupo de Telegram, correo, color del reporte) sale de la ficha del restaurante que guarda Kip-Up: cambiar el destinatario es editar esa ficha, no tocar el flujo. Y si esa ficha se marca como inactiva, ese local deja de recibir reportes sin tocar nada más.
  • Si la inteligencia artificial no contesta a tiempo, el reporte se manda igual con todas las cifras, solo que sin el párrafo.

Resumen de la semana

en pruebas

El lunes a primera hora, el dueño recibe cómo fue la semana completa, día por día, comparada con la semana anterior y con una recomendación para la que empieza.

Lo empieza el reloj

El reloj: los lunes a las 08:00, hora de Lima, con la semana anterior ya cerrada.

  1. Lunes a las 08:00automático

    A primera hora del lunes el flujo arranca solo y toma la semana que acaba de terminar, de lunes a domingo completos.

  2. Suma los siete díasautomático

    Reúne todo lo cobrado en esos siete días: ventas, pedidos, ticket promedio y propinas, y además cuánto se vendió cada día por separado.

  3. Compara con la anteriorautomático

    Enfrenta esa semana con la semana anterior completa y da la diferencia en porcentaje, con la cifra de aquella semana al lado, para ver si la tendencia sube o baja. Si no hay con qué comparar, lo dice en vez de inventar un número.

  4. Ordena el detalleautomático

    Productos y categorías más vendidos, reparto entre efectivo, tarjeta y transferencia, ranking de meseros por venta y hora pico de la semana. También los productos bajo mínimo y las cuentas que seguían abiertas.

  5. La IA lo cuentaautomático

    Sobre esas cifras, la inteligencia artificial escribe el resumen en dos o tres frases y una recomendación concreta y accionable para la semana que empieza. Nada de adjetivos vacíos ni causas inventadas: si los datos no dan para concluir, lo dice.

  6. Telegram y correoel negocio

    Llega el lunes por la mañana al grupo de Telegram del restaurante, ya con la línea de ventas día a día que el cierre diario no lleva, y, si hay correo configurado, con las tablas completas, incluida la de cada día por separado.

Qué recibe la persona de fuera
Nada. El comensal no recibe nada de este flujo; es información para dentro del negocio.
Qué llega al equipo
El dueño abre el lunes con la foto de la semana en el teléfono: total, variación frente a la semana anterior, día a día, platos que más salieron y el párrafo de la inteligencia artificial con una recomendación. Kip-Up solo recibe el aviso si el reporte no pudo generarse.
Si algo falla
Los mismos tres reintentos que en el cierre diario y el mismo aviso al equipo de Kip-Up por Telegram, con el paso exacto que falló y el enlace a la ejecución. Si el correo no sale pero Telegram sí, el dueño se entera igual; si es al revés, también. Lo que no se puede es repetir el mismo reporte a voluntad: relanzarlo a mano no rehace la semana cerrada, sino el cierre del día de hoy y los últimos siete días; para tener otra vez el semanal tal cual hay que esperar al lunes siguiente.
Hasta dónde llega hoy
Mismo estado que el cierre diario: probado de punta a punta, pero todavía sobre la instalación de pruebas. La semana es siempre de lunes a domingo; no hay periodos a medida como quincena o mes, ni forma de pedirlo desde el móvil. Compara solo con la semana inmediatamente anterior: no guarda una serie histórica ni dibuja gráficos, y no cruza los datos con nada de fuera del restaurante (clima, feriados, campañas).
Para qué sirve de verdad
Le da al dueño la foto de la semana el lunes por la mañana, cuando todavía puede hacer algo con ella: ver qué días flojearon, qué platos aguantan la carta, si el ticket promedio sube o baja y con qué medio de pago le están pagando. Empieza la semana con una decisión concreta en vez de una intuición, y de paso deja a la vista dos de las cifras con las que se mide el producto: ventas por semana y ticket promedio.
Cómo puede crecer
  • El desglose día por día solo aparece en el semanal: el cierre diario no lo lleva porque ahí no aporta nada.
  • El ranking de meseros solo sale cuando hay más de uno; en un local de una sola persona ese bloque desaparece del mensaje.
  • Si el equipo lo lanza a mano para una demostración salen dos reportes seguidos: el cierre de hoy y los últimos siete días, no la semana cerrada.
  • Añadir un segundo local es darle su propia copia del reporte, con su propio permiso de lectura sobre su propio sistema: los números de dos restaurantes nunca se mezclan.

Sistema

Es la parte que nadie compra y que sostiene todo lo demás: alguien se entera cuando algo se rompe, y hay copia de todo por si acaso. Son tres capas de vigilancia, porque ninguna cubre sola todos los casos, más una puerta por la que el propio servidor puede mandar correo sin repartir la contraseña del buzón. Sin esto, cobrar una suscripción mensual sería cobrar por confiar.

No se vende suelto: va incluido en todos los productos, porque es lo que respalda la frase "vigilancia de que siga funcionando" que Kip-Up firma en cada suscripción. Lo notan los negocios que ya tienen sus reservas, sus leads o sus reportes en automático y necesitan saber que, si un día deja de funcionar, alguien de Kip-Up se entera antes que ellos. Antes no era así: hasta el 6 de septiembre de 2026 un fallo solo se veía si a alguien se le ocurría entrar a mirar.

Las tres capas de vigilancia Un núcleo con los flujos, rodeado de tres capas: el aviso cuando un flujo se rompe, que tiene un hueco porque no cubre la caída entera; el latido que comprueba cada cinco minutos desde fuera; y el aviso de la copia de seguridad de cada noche. los flujos Aviso cuando un flujo se rompe llega en segundos: qué falló, cuándo y dónde mirar Latido cada cinco minutos comprueba desde fuera; es el único que ve una caída entera La copia de cada noche avisa esa misma noche si no se hizo o salió corta el hueco está a propósito
Tres capas que se cubren entre sí. La de dentro tiene un hueco dibujado a propósito: no puede avisar de una caída completa, y para eso está la de fuera.

El aviso cuando algo falla

en producción

Cuando cualquiera de las automatizaciones se rompe a mitad de camino, en segundos llega un aviso al equipo con qué falló, cuándo y por qué.

Lo llama otra pieza

Otro flujo se rompe: Google no contesta, un permiso caducó, la base de datos tarda de más.

  1. Algo se rompeautomático

    Un flujo que estaba trabajando (una reserva, un lead, un reporte) se detiene por un error y no llega al final.

  2. Se arma el parteautomático

    Se recoge el nombre del flujo, la hora de Lima, el paso concreto donde se paró y el mensaje del error, recortado. Si el fallo ocurrió al arrancar el flujo y no hay un paso concreto, el aviso lo dice así en vez de quedarse en blanco.

  3. Aviso al equipoequipo Kip-Up

    Llega un mensaje al Telegram del equipo con todo eso y un enlace directo para abrir ese fallo y verlo entero.

  4. Si Telegram no respondeautomático

    Se reintenta tres veces y, si aun así no sale, el mismo texto se manda por correo a un responsable del equipo. El silencio no es una opción.

  5. Todo lo nuevo nace vigiladoequipo Kip-Up

    Las herramientas con las que Kip-Up crea flujos nuevos de Citas y de Comandas ya los conectan a este aviso, así que ninguno queda suelto por olvido.

Qué recibe la persona de fuera
Nada. Es una red interna; el cliente no ve el aviso, ve que su problema se resuelve antes de que le dé tiempo a llamar para preguntar.
Qué llega al equipo
Un mensaje en Telegram con el nombre del flujo, la hora de Lima, el punto exacto donde se paró, el mensaje del error y un enlace para abrir esa ejecución y trabajarla. Hoy cae en el mismo grupo al que llegan los leads.
Si algo falla
Si el aviso por Telegram no sale, se reintenta tres veces y luego se manda el mismo texto por correo a un responsable. Lo que este flujo no puede cubrir es un fallo del motor entero (para eso está el latido), las pruebas que se lanzan a mano y los pasos que están puestos a propósito para seguir adelante pese a un error: esos terminan marcados como correctos y no disparan aviso.
Hasta dónde llega hoy
Avisa, no arregla: alguien del equipo tiene que entrar y resolverlo. Y vive dentro del propio motor de automatizaciones, así que si el motor entero está caído no puede avisar de nada; ese hueco lo tapa el latido.
Para qué sirve de verdad
Que un fallo se descubra en minutos y no cuando el cliente llama molesto. Es lo que sostiene por escrito la promesa de vigilancia incluida en cada suscripción.
Cómo puede crecer
  • De los 15 flujos activos hoy, 13 están conectados a este aviso. Los dos que no lo llevan es a propósito: el propio aviso, que no puede avisarse a sí mismo, y un paso auxiliar de Citas del que ya avisa su flujo principal, con más contexto y sin mandar dos mensajes por el mismo fallo.
  • Los generadores de Citas y de Comandas ya lo incluyen de serie: todo flujo nuevo nace vigilado sin que nadie tenga que acordarse.
  • Los flujos de instalación, los que se lanzan a mano una sola vez para montar un cliente, quedan fuera a propósito: solo harían ruido en el grupo.
  • Los avisos se pueden llevar a un grupo aparte de soporte cambiando un dato de configuración y volviendo a publicar el aviso; no hay que reescribir ningún flujo.

El latido, cada cinco minutos

en producción

Cada cinco minutos, desde fuera, se comprueba que el motor de las automatizaciones sigue en pie; si no contesta dos veces seguidas, suena el aviso.

Lo empieza el reloj

El reloj del servidor: cada cinco minutos, de día y de noche.

  1. Pregunta cada 5 minutosautomático

    Se le pregunta al motor si responde y si tiene su base de datos conectada. No basta con que la web cargue: tiene que estar realmente operativo.

  2. Cuenta los reiniciosautomático

    Mira además cuántas veces se ha reiniciado, porque un programa en bucle puede contestar bien justo en el segundo en que le preguntan y parecer sano. Si detecta reinicios nuevos avisa, como mucho una vez cada seis horas, para no repetirse.

  3. Avisa al segundo falloequipo Kip-Up

    El primer fallo suele ser un reinicio normal de medio minuto, de los que ocurren al publicar un cambio. Al segundo seguido, unos diez minutos, se manda el aviso.

  4. Lo recuerda cada horaautomático

    Si sigue sin responder, insiste una vez por hora, para que una caída larga no se quede olvidada en el historial del grupo.

  5. Avisa cuando vuelveequipo Kip-Up

    Cuando el motor responde otra vez llega el mensaje de que ya está arriba, con cuántas comprobaciones seguidas había fallado. Solo llega si antes hubo aviso, así que un reinicio normal no da la lata. El aviso se cierra solo.

Qué recibe la persona de fuera
Nada. Pero es lo que decide si el cliente pasa diez minutos o once horas con su página de reservas sin funcionar.
Qué llega al equipo
Un mensaje en Telegram que dice desde hace cuánto no responde, cuántas veces se ha reiniciado el motor y, en la misma línea, qué está parado mientras tanto: la web de reservas de los clientes y los leads del formulario. Y otro mensaje cuando vuelve, diciendo cuántas comprobaciones seguidas habían fallado.
Si algo falla
Está construido justo para funcionar cuando lo demás no funciona: corre fuera del motor de automatizaciones, en el propio servidor, y con sus propias llaves. Comprueba que Telegram acepte el mensaje y, si no lo acepta, no da el fallo por avisado y lo reintenta en el ciclo siguiente, para que un aviso perdido no se convierta en silencio.
Hasta dónde llega hoy
Vigila el servidor desde dentro del propio servidor. Si el servidor entero se apagara, no quedaría quién avisara: hace falta un vigilante externo, y está en la lista de pendientes.
Para qué sirve de verdad
Que una caída se mida en minutos. Existe por una avería real: el 6 de septiembre de 2026 el motor estuvo once horas caído, con la página de reservas sin responder y los leads del formulario perdiéndose, y nadie se enteró. La avería se investigó, se arregló y su causa está documentada; el latido se instaló ese mismo día para que la próxima vez el aviso llegue a los diez minutos.
Cómo puede crecer
  • Detecta dos cosas distintas: que no responde, y que responde pero se está reiniciando en bucle.
  • Un aviso que no se entrega no cuenta como aviso: se reintenta. El silencio nunca se interpreta como que todo va bien.
  • La misma comprobación se puede apuntar a otro servicio del servidor cambiando la dirección que consulta; contar los reinicios de ese otro servicio sí pediría un ajuste aparte.
  • Falta una capa más, ya identificada: un vigilante fuera del servidor, por si algún día cae la máquina entera. Cuando se monte no apuntará a las páginas de reserva de los clientes, porque cada comprobación dispararía una reserva completa.

La copia de seguridad que avisa

en producción

Cada noche se guarda una copia completa, se comprueba que sirva antes de tocar nada, y si algo sale mal alguien recibe el aviso esa misma noche.

Lo empieza el reloj

El reloj del servidor: todas las noches, a la misma hora.

  1. Copia de todoautomático

    Se guardan los proyectos, las bases de datos de los productos, la configuración del servidor y los archivos que hay obligación legal de conservar.

  2. Se comprueba que sirvaautomático

    Antes de dar la copia por buena se revisa que el archivo no esté vacío ni dañado y que no pese menos de la mitad que la copia del día anterior.

  3. Si duda, no borraautomático

    Si la copia nueva no pasa esa revisión, no se toca ninguna de las anteriores. Una copia mala nunca reemplaza a una buena.

  4. Aviso si fallaequipo Kip-Up

    Llega un mensaje a Telegram con el motivo y la aclaración de que no se ha borrado nada. Salta aunque el proceso se corte a la mitad.

  5. Siete días de historialautomático

    Se conservan las siete últimas copias y se descartan las más viejas. Siempre hay una semana atrás a la que volver.

Qué recibe la persona de fuera
Nada, salvo el día que hace falta: que sus datos se pueden recuperar.
Qué llega al equipo
Solo se habla cuando hay problema. Entonces llega a Telegram el motivo concreto (archivo dañado, copia demasiado pequeña, el proceso se cortó a medias) y la nota de que no se ha rotado ninguna copia anterior.
Si algo falla
El aviso está colocado de manera que salta pase lo que pase, incluso si el proceso se interrumpe a la mitad; antes, un fallo a media copia habría terminado en silencio y con la falsa sensación de estar respaldados. Ese aviso viaja solo por Telegram y no se comprueba que llegue: es la pieza más sencilla de las tres y ahí tiene su punto flaco.
Hasta dónde llega hoy
La copia vive en el mismo servidor que los datos. Sirve contra errores, borrados y equivocaciones nuestras, no contra perder la máquina entera; ese paso está identificado y pendiente.
Para qué sirve de verdad
Poder decirle a un cliente, sin cruzar los dedos, que sus datos se copian todas las noches y que si algo se borra por error se recupera.
Cómo puede crecer
  • Guarda siete días: se puede volver a cualquier momento de la última semana.
  • Cubre proyectos, bases de datos de los productos y los archivos fiscales que la ley obliga a conservar.
  • Si aparece un producto nuevo con su propia base de datos, entra en la copia sin configurar nada aparte, siempre que se le ponga el nombre con la forma habitual de la casa.
  • Subir la copia a un almacén fuera del servidor es el siguiente paso: ya está estudiado, con proveedor elegido y coste casi cero, y pendiente de hacerse.

El cartero interno

en producción

Una puerta para que los scripts y las herramientas del servidor manden un correo interno sin repartir la contraseña del buzón, y solo a destinos permitidos.

Lo empieza un mensaje que llega

Un script o una herramienta del servidor pide que se envíe un correo.

  1. Alguien pide un correoautomático

    Un script o una herramienta del servidor manda tres cosas: a quién, con qué asunto y qué contenido.

  2. Se revisa el destinoautomático

    Solo sigue adelante si va a uno de los dominios permitidos (los propios de Kip-Up y los del equipo) y si el asunto y el cuerpo vienen completos.

  3. Si no, se rechazaautomático

    Si el destino no está en la lista o falta contenido, se contesta al instante con el motivo y no se envía nada.

  4. Sale el correoautomático

    Se envía desde la cuenta de avisos de Kip-Up, con la respuesta dirigida a una persona real por si alguien contesta. Si el servidor de correo no responde a la primera, se vuelve a intentar hasta tres veces.

  5. Responde qué pasóautomático

    Quien lo pidió recibe la confirmación de enviado. Y si ni con los tres intentos sale, salta el aviso de errores y el equipo se entera.

Qué recibe la persona de fuera
Nada. Hoy solo escribe a un puñado de dominios propios y del equipo; no es un canal para escribir a clientes.
Qué llega al equipo
El correo que se pidió, en su bandeja, saliendo desde la cuenta de avisos de Kip-Up. Por aquí salen los informes y notas que manda el propio servidor; los flujos que ya viven dentro del motor mandan su correo por su cuenta.
Si algo falla
Se reintenta tres veces y, si aun así no sale, este flujo también está conectado al aviso de errores: el equipo se entera de que el correo no llegó, en lugar de darlo por enviado. Quien lo pidió, en ese caso, se queda sin la confirmación.
Hasta dónde llega hoy
Solo acepta destinos de un puñado de dominios permitidos; cualquier otro se rechaza sin enviar nada. Es una lista de dominios y no de personas concretas, así que acota mucho pero no es un candado con nombre y apellido. No es correo para clientes, ni tiene plantillas de diseño ni seguimiento de aperturas.
Para qué sirve de verdad
Que el servidor pueda mandar informes y avisos por correo sin repartir la contraseña del buzón por media docena de sitios, y que un correo que no sale se note en vez de perderse.
Cómo puede crecer
  • La lista cerrada de dominios es lo que impide que un error, o alguien de fuera, lo convierta en un enviador de correo abierto: no lleva contraseña, la lista es toda la protección.
  • Cualquier script o herramienta nueva del servidor puede mandar correo sin volver a configurar nada ni repartir la clave del buzón.
  • Ampliar la lista de destinos permitidos es un ajuste pequeño, no un flujo nuevo.
  • Al ser una única puerta, cambiar el remitente o la dirección de respuesta se hace en un solo sitio y afecta a todo lo que sale por ella.

El reloj de la semana

Estos son todos los momentos en los que algo se pone en marcha sin que nadie lo pida. No hay nadie despierto a las tres y media de la mañana: hay un sistema que hace su ronda.

  • 03:30La copia de seguridad de la nochede todas las bases; avisa esa misma noche si sale mal
  • 08:00La agenda del día a cada negociolas citas de hoy, al chat del negocio
  • 08:00 lunesEl informe de la semanaconsultas, de dónde vinieron, cuántas se contactaron y cuánto se tardó
  • 23:30El cierre del día del restauranteventas, ticket promedio, lo más vendido y dos frases explicándolo
  • cada 30 minEl recordatorio del día antesbusca citas de mañana a las que aún no se avisó
  • cada horaLa petición de reseña y el repaso de consultasunas horas después de la visita; y hasta tres avisos por consulta sin atender
  • cada 5 minEl buzón de contacto y el latidocorreos nuevos convertidos en contactos; y la comprobación de que todo sigue en pie

Qué se puede hacer hoy y qué todavía no

La mitad derecha de esta sección es la que hace que la izquierda se pueda creer.

Montado y probado

  • Vender e instalar la agenda de citas completa: página de reserva con las horas realmente libres, recordatorio el día antes, confirmar o cambiar la hora desde un enlace, la agenda del día a las 8 de la mañana y la petición de reseña unas horas después de la visita. Está construida y probada de punta a punta.
  • Enseñar la demo en vivo en una reunión de venta: el enlace de reserva del negocio de demostración y el formulario de nuestra propia web funcionan de verdad, con los mismos flujos que se entregan al cliente.
  • Dejar de perder consultas: todo lo que entra por el formulario de la web o por el correo de contacto queda guardado, resumido, avisado al equipo en el móvil con botones, apuntado en la hoja del CRM y contestado al instante, con un borrador de respuesta ya escrito esperando el visto bueno.
  • Cerrar una reunión desde el móvil sin salir del chat: un toque propone horas libres de la agenda, otro crea el evento con videollamada e invita al cliente.
  • Dar de alta un negocio nuevo de citas sin tocar ningún flujo: se añade su ficha (horario, servicios, duración, correo, enlace de reseña), su calendario se crea y se comparte solo, y se le entrega su enlace de reserva para la web o el Instagram.
  • Entregar a un restaurante con Comandas el cierre del día a las 23:30 y el resumen de la semana los lunes a las 8:00, con ventas, ticket promedio, productos top, comparación con el periodo anterior y dos frases explicándolo en lenguaje normal. Probado entero, sale por chat y por correo.
  • Cobrar una suscripción sabiendo si el servicio está en pie: si un flujo se rompe, el aviso llega en segundos con qué falló y cuándo; si se cae el motor entero, un vigilante externo lo detecta cada cinco minutos; y si la copia de seguridad de la noche falla, alguien se entera esa misma noche.
  • Enseñar el informe de los lunes del propio equipo: cuántas consultas llegaron, de dónde, cuántas se contactaron, cuántas reuniones salieron y cuánto se tardó en responder de media.

Todavía no

  • WhatsApp todavía no. El recordatorio al paciente sale por correo y el aviso al negocio por chat interno. Abrir el canal oficial de WhatsApp depende de una verificación de Meta que lleva semanas y que no controlamos nosotros: se vende así, sin fecha prometida.
  • Los reportes de ventas funcionan en pruebas, no en el restaurante de verdad. Están probados de punta a punta sobre la instancia de demostración, con mensaje entregado y correo aceptado; falta el paso de conectarlos a la caja de un local real.
  • Ningún cliente de pago aún. Los números que se ven en la demo son datos de demostración generados por nosotros, no ventas ni pacientes reales. Nadie ha medido todavía cuánto bajan las ausencias de una clínica concreta.
  • Las boletas y facturas aún no salen solas desde Comandas. La pieza de facturación existe y está probada contra el entorno de pruebas de SUNAT, pero falta conectarla y falta un RUC real; y cada comprobante tiene tres días de plazo legal, así que no se promete antes de tiempo.
  • La única copia de seguridad vive en la misma máquina. Está hecha, se valida y avisa si falla, pero todavía no se sube fuera del servidor: es lo único de la lista cuyo fallo sería irreversible, y por eso va primero.
  • Dos de los cinco productos están solo en el papel: Cobranza (recordar y registrar pagos) y Pregúntale a tu negocio (escribirle al negocio y que responda). Ficha escrita con alcance y precio, nada construido.
  • En Citas faltan dos remates para venderlo redondo: que la página de reserva se pueda incrustar dentro de la web del cliente en vez de ser un enlace, y vigilar las reseñas nuevas para avisar cuando llegue una mala.

Si quieres uno de estos para tu negocio, se empieza por una conversación

No hay catálogo que valga sin ver antes cómo trabajas hoy. La primera reunión es para entender qué se te está cayendo por el camino, y decirte si tiene arreglo o no.

Hablar con Kip-Up
Kip-UpPágina interna. Los ejemplos son inventados y no contienen datos de ningún cliente.